Hầu hết các nhà cung cấp email giới hạn tệp đính kèm ở 25 MB, nhưng nhiều máy chủ thư doanh nghiệp và hệ thống chính phủ từ chối mọi thứ vượt quá 10 MB. Các giới hạn nghiêm ngặt hơn — 5 MB trên một số nền tảng, 2 MB trên các nền tảng khác — khiến nhiều người bất ngờKhi thay vì nhận được xác nhận gửi thành công, họ lại nhận được thông báo trả lại thư.
Tin tốt là: nhiều tệp PDF có thể được giảm kích thước đủ để vượt qua các biểu mẫu tải lên nghiêm ngặt hoặc hệ thống email mà không cần mua phần mềm hay làm cho văn bản khó đọc. Dưới đây là quy trình thực tế.
Tại sao tệp PDF lại có kích thước lớn ngay từ đầu
Kích thước PDF phụ thuộc vào nội dung bên trong tệp:
- Hình ảnh nhúngtừ bản quét hoặc ảnh chụp là nguyên nhân lớn nhất. Một trang bản quét không nén có thể chiếm riêng nó 2-8 MB.
- Phông chữ nhúngthêm 50-200 KB cho mỗi phông, cao hơn với các loại chữ phức tạp.
- Siêu dữ liệu và lịch sử sửa đổimà phần mềm soạn thảo để lại có thể âm thầm làm tăng thêm hàng trăm KB.
- Độ trong suốt và các lớp vectơtừ công cụ thiết kế làm phình to đồ họa phức tạp.
Bước 1: Sử dụng phần mềm nén PDF
Con đường nhanh nhất là nén trực tuyến.Công cụ Compress PDF của Pagivomã hóa lại hình ảnh ở độ phân giải thấp hơn và loại bỏ siêu dữ liệu mà không ảnh hưởng đến văn bản hay bố cục trang.
- Truy cậpNén PDFtrên Pagivo.
- Tải tệp của bạn lên - kéo và thả hoặc nhấp để duyệt.
- Chọn mức nén:
- Tối ưu hóa- giữ cho văn bản sắc nét, giảm nhẹ chất lượng hình ảnh. Phù hợp nhất cho hợp đồng, báo cáo và bất kỳ tài liệu nào có chữ in nhỏ.
- Cân bằng- mức trung hòa. Lựa chọn mặc định tốt cho tài liệu hỗn hợp.
- Gọn nhẹ- giảm tối đa. Sử dụng chế độ này nếu dung lượng là mối quan tâm duy nhất và tài liệu không có chữ in nhỏ.
- Nhấp vàoXử lý và tải xuống. Tệp đã nén sẽ tự động được tải xuống.
Đối với nhiều tài liệu văn phòng và biểu mẫu quét, chế độ "Cân bằng" có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể. Bản quét 10 MB có thể vẫn cần chế độ Gọn nhẹ nếu biểu mẫu tải lên có giới hạn nghiêm ngặt 2 MB hoặc 5 MB.
Bước 2: Nếu một lần chưa đủ, hãy xóa các trang không cần thiết
Nếu tệp nén vẫn vượt quá 2 MB, hãy xác định những trang nào là nguyên nhân khiến dung lượng lớn. Bản scan ảnh chụp, trang bìa đầy đủ màu sắc hoặc đồ họa tràn cả trang gần như luôn là thủ phạm. Sử dụngSplit PDFđể trích xuất các trang nặng, sau đó gửi phần còn lại trước và các trang lớn riêng biệt.
Bước 3: Đối với tài liệu scan, hãy giảm độ phân giải quét ngay từ nguồn
Nếu bạn kiểm soát máy quét, hãy đặt ở 150 DPI cho các tài liệu chỉ cần đọc trên màn hình, hoặc 200 DPI cho bất kỳ thứ gì cần in ra. Quét ở 300 DPI - mức mặc định trên hầu hết máy quét - tạo ra tệp lớn gấp khoảng bốn lần so với 150 DPI mà không có sự khác biệt rõ ràng trên màn hình.
Những gì trình nén không thay đổi
Trình nén của Pagivo không thay đổi nội dung văn bản hay thứ tự trang. Người nhận nhận được các trang giống hệt - chỉ là trong một tệp nhỏ hơn. Nếu PDF được bảo vệ bằng mật khẩu, hãy mở khóa trước rồi nén bản sao đã mở khóa.