अधिकांश ईमेल प्रदाता अटैचमेंट को 25 MB पर सीमित करते हैं, लेकिन कई कॉर्पोरेट मेल सर्वर और सरकारी सिस्टम 10 MB से बड़ी किसी भी फ़ाइल को अस्वीकार कर देते हैं। और भी सख़्त सीमाएँ - कुछ प्लेटफ़ॉर्म पर 5 MB, अन्य पर 2 MB - लोगों को तब चौंका देती हैं जब डिलीवरी की पुष्टि के बजाय बाउंस संदेश आता है।
अच्छी ख़बर यह है: कई PDF को सॉफ़्टवेयर ख़रीदे बिना या टेक्स्ट को पढ़ने में कठिन बनाए बिना सख़्त अपलोड फ़ॉर्म या ईमेल सिस्टम के लिए पर्याप्त छोटा किया जा सकता है। यहाँ व्यावहारिक वर्कफ़्लो दिया गया है।
PDF शुरू में बड़े क्यों होते हैं
PDF का आकार फ़ाइल के अंदर मौजूद चीज़ों से तय होता है:
- एम्बेडेड इमेजस्कैन या फ़ोटो सबसे बड़ी वजह हैं। एक अनकंप्रेस्ड स्कैन पेज अपने आप में 2-8 MB का हो सकता है।
- एम्बेडेड फ़ॉन्टहर एक 50-200 KB जोड़ता है, जटिल टाइपफेस के लिए और अधिक।
- मेटाडेटा और रिवीजन इतिहासवर्ड प्रोसेसर द्वारा छोड़े गए चुपचाप सैकड़ों KB जोड़ सकते हैं।
- ट्रांसपेरेंसी और वेक्टर लेयरडिज़ाइन टूल्स से आए हुए जटिल ग्राफ़िक्स को भारी बना देते हैं।
चरण 1: PDF कंप्रेसर का उपयोग करें
सबसे तेज़ रास्ता ऑनलाइन कंप्रेशन है।Pagivo का Compress PDF टूलबिना टेक्स्ट या पेज लेआउट को छुए इमेज को कम रिज़ॉल्यूशन पर फिर से एनकोड करता है और मेटाडेटा हटा देता है।
- पर जाएँPDF कंप्रेस करेंPagivo पर।
- अपनी फ़ाइल अपलोड करें - ड्रैग एंड ड्रॉप करें या ब्राउज़ करने के लिए क्लिक करें।
- एक कंप्रेशन स्तर चुनें:
- ऑप्टिमाइज़- टेक्स्ट को शार्प रखता है, इमेज की गुणवत्ता थोड़ी कम करता है। अनुबंधों, रिपोर्टों और बारीक छपी सामग्री वाली किसी भी चीज़ के लिए सर्वोत्तम।
- संतुलित- एक मध्यम रास्ता। मिश्रित दस्तावेज़ों के लिए अच्छा डिफ़ॉल्ट।
- कॉम्पैक्ट- अधिकतम कमी। इसका उपयोग तभी करें जब आकार ही एकमात्र चिंता हो और दस्तावेज़ में कोई छोटा प्रिंट न हो।
- क्लिक करेंप्रोसेस और डाउनलोड। कंप्रेस की गई फ़ाइल स्वचालित रूप से डाउनलोड हो जाती है।
कई ऑफिस दस्तावेज़ों और स्कैन किए गए फ़ॉर्मों के लिए, "Balanced" एक उल्लेखनीय अंतर ला सकता है। यदि अपलोड फ़ॉर्म में सख्त 2 MB या 5 MB की सीमा है, तो 10 MB के स्कैन को अब भी कॉम्पैक्ट मोड की आवश्यकता हो सकती है।
स्टेप 2: यदि एक बार प्रोसेस करना पर्याप्त नहीं है, तो अनावश्यक पृष्ठ हटाएं
यदि संपीड़ित (compressed) फ़ाइल अभी भी 2 MB से अधिक है, तो पहचानें कि कौन से पेज फ़ाइल का आकार बढ़ा रहे हैं। तस्वीरों के स्कैन, पूर्ण-रंगीन कवर पेज, या पूरे पेज के ग्राफ़िक्स लगभग हमेशा इसके कारण होते हैं। उपयोग करेंSplit PDFभारी पेजों को निकालने के लिए, फिर पहले बाकी हिस्सा भेजें और बड़े पेजों को अलग से भेजें।
चरण 3: स्कैन किए गए दस्तावेज़ों के लिए, स्रोत पर ही स्कैन रिज़ॉल्यूशन कम करें
यदि आप स्कैनर को नियंत्रित करते हैं, तो उन दस्तावेज़ों के लिए इसे 150 DPI पर सेट करें जिन्हें केवल स्क्रीन पर पढ़ा जाएगा, या उन चीज़ों के लिए 200 DPI पर सेट करें जिन्हें प्रिंट करने की आवश्यकता है। 300 DPI पर स्कैन करने पर - जो अधिकांश स्कैनर पर डिफ़ॉल्ट है - फ़ाइलें 150 DPI से लगभग चार गुना बड़ी बनती हैं, जबकि मॉनिटर पर कोई दृश्य अंतर नहीं होता।
कंप्रेसर क्या नहीं बदलता
Pagivo का कंप्रेसर टेक्स्ट या पेज क्रम को नहीं बदलता। प्राप्तकर्ता को वही पेज मिलते हैं - बस एक छोटी फ़ाइल में। यदि PDF पासवर्ड-संरक्षित है, तो पहले उसे अनलॉक करें और फिर अनलॉक की गई कॉपी को कंप्रेस करें।