De meeste e-mailproviders beperken bijlagen tot 25 MB, maar veel zakelijke mailservers en overheidssystemen weigeren alles boven de 10 MB. Nog strengere limieten - 5 MB op sommige platformen, 2 MB op andere - overvallen mensen wanneer in plaats van een bevestiging van ontvangst een bouncebericht binnenkomt.
Het goede nieuws: veel pdf's kunnen voldoende worden verkleind voor strikte uploadformulieren of e-mailsystemen, zonder software te kopen of de tekst moeilijk leesbaar te maken. Hier is de praktische werkwijze.
Waarom pdf's in de eerste plaats groot zijn
De grootte van een pdf wordt bepaald door wat zich in het bestand bevindt:
- Ingebedde afbeeldingenuit scans of foto's zijn de grootste boosdoener. Eén enkele ongecomprimeerde scanpagina kan op zichzelf al 2-8 MB zijn.
- Ingebedde lettertypenvoegen elk 50-200 KB toe, meer voor complexe lettertypen.
- Metadata en revisiegeschiedenisdie door tekstverwerkers wordt achtergelaten, kan stilletjes honderden KB toevoegen.
- Transparantie en vectorlagenvan ontwerptools laten complexe grafieken opzwellen.
Stap 1: Gebruik een PDF-compressor
Het snelste pad is online comprimeren.Pagivo's Compress PDF-toolcodeert afbeeldingen opnieuw met een lagere resolutie en verwijdert metadata zonder de tekst of pagina-indeling aan te raken.
- Ga naarPDF comprimerenop Pagivo.
- Upload je bestand - sleep het erheen of klik om te bladeren.
- Kies een compressieniveau:
- Optimaliseren- houdt tekst scherp, verlaagt de beeldkwaliteit iets. Ideaal voor contracten, rapporten en alles met kleine lettertjes.
- Gebalanceerd- een middenweg. Goede standaardinstelling voor gemengde documenten.
- Compact- maximale verkleining. Gebruik dit als alleen de bestandsgrootte telt en het document geen kleine lettertjes bevat.
- Klik opVerwerken en downloaden. Het gecomprimeerde bestand wordt automatisch gedownload.
Voor veel kantoordocumenten en gescande formulieren kan "Balanced" een opvallend verschil maken. Een scan van 10 MB heeft mogelijk nog steeds de modus Compact nodig als het uploadformulier een strikte limiet van 2 MB of 5 MB hanteert.
Stap 2: Als één keer niet genoeg is, verwijder dan overbodige pagina's
Als het gecomprimeerde bestand nog steeds groter is dan 2 MB, moet u nagaan welke pagina's de grootte veroorzaken. Scans van foto's, omslagpagina's in kleur of paginagrote afbeeldingen zijn vrijwel altijd de boosdoener. GebruikPDF splitsenom de zware pagina's te extraheren, stuur dan eerst de rest en de grote pagina's apart.
Stap 3: Verlaag bij gescande documenten de scanresolutie bij de bron
Als u de scanner beheert, stel deze dan in op 150 DPI voor documenten die alleen op het scherm worden gelezen, of op 200 DPI voor alles dat afgedrukt moet worden. Scannen op 300 DPI - de standaardinstelling bij de meeste scanners - levert bestanden op die ongeveer vier keer groter zijn dan bij 150 DPI, zonder zichtbaar verschil op een monitor.
Wat de compressor niet verandert
Pagivo's compressor wijzigt niets aan de tekst of de paginavolgorde. De ontvanger krijgt dezelfde pagina's - alleen in een kleiner bestand. Als de PDF met een wachtwoord is beveiligd, ontgrendel deze dan eerst en comprimeer daarna de ontgrendelde kopie.