ผู้ให้บริการอีเมลส่วนใหญ่จำกัดขนาดไฟล์แนบไว้ที่ 25 MB แต่เซิร์ฟเวอร์เมลของบริษัทและระบบของหน่วยงานราชการจำนวนมากปฏิเสธไฟล์ที่ใหญ่กว่า 10 MB ข้อจำกัดที่เข้มงวดยิ่งกว่า — 5 MB ในบางแพลตฟอร์ม และ 2 MB ในบางที่ — ทำให้ผู้ใช้ตกใจเมื่อได้รับข้อความตีกลับแทนการยืนยันการส่งสำเร็จ
ข่าวดีก็คือ: PDF จำนวนมากสามารถลดขนาดได้มากพอสำหรับแบบฟอร์มอัปโหลดหรือระบบอีเมลที่มีข้อจำกัดเข้มงวด โดยไม่ต้องซื้อซอฟต์แวร์หรือทำให้ข้อความอ่านยาก นี่คือขั้นตอนการทำงานที่ใช้ได้จริง
ทำไม PDF ถึงมีขนาดใหญ่ตั้งแต่แรก
ขนาดของ PDF ขึ้นอยู่กับสิ่งที่อยู่ภายในไฟล์:
- รูปภาพฝังตัวจากการสแกนหรือรูปถ่ายเป็นตัวการหลัก หน้าสแกนไฟล์เดียวที่ไม่ได้บีบอัดอาจมีขนาด 2-8 MB ต่อหน้า
- ฟอนต์ฝังตัวเพิ่มขนาด 50-200 KB ต่อฟอนต์ และมากกว่านั้นสำหรับตัวอักษรที่ซับซ้อน
- ข้อมูลเมตาและประวัติการแก้ไขที่เหลือจากโปรแกรมประมวลผลคำสามารถเพิ่มขนาดไฟล์เงียบ ๆ ได้หลายร้อยกิโลไบต์
- เลเยอร์ความโปร่งใสและเวกเตอร์จากเครื่องมือออกแบบทำให้กราฟิกที่ซับซ้อนมีขนาดใหญ่โต
ขั้นตอนที่ 1: ใช้เครื่องบีบอัด PDF
วิธีที่เร็วที่สุดคือการบีบอัดออนไลน์เครื่องมือ Compress PDF ของ Pagivoเข้ารหัสรูปภาพใหม่ด้วยความละเอียดที่ต่ำลง และลบข้อมูลเมตาโดยไม่แตะต้องข้อความหรือเลย์เอาต์ของหน้า
- ไปที่บีบอัด PDFบน Pagivo
- อัปโหลดไฟล์ของคุณ - ลากและวางหรือคลิกเพื่อเลือกไฟล์
- เลือกระดับการบีบอัด:
- เหมาะสำหรับข้อความ- รักษาความคมชัดของข้อความ ลดคุณภาพภาพเล็กน้อย เหมาะสำหรับสัญญา รายงาน และเอกสารที่มีตัวอักษรขนาดเล็ก
- สมดุล- จุดสมดุลระหว่างสองอย่าง เป็นค่าเริ่มต้นที่ดีสำหรับเอกสารที่มีเนื้อหาหลากหลาย
- Compact- ลดขนาดได้สูงสุด ใช้โหมดนี้หากขนาดไฟล์เป็นข้อกังวลเพียงอย่างเดียว และเอกสารไม่มีตัวอักษรขนาดเล็ก
- คลิกดำเนินการและดาวน์โหลดไฟล์ที่บีบอัดแล้วจะถูกดาวน์โหลดโดยอัตโนมัติ
สำหรับเอกสารสำนักงานและแบบฟอร์มที่สแกนจำนวนมาก "Balanced" สามารถสร้างความแตกต่างที่เห็นได้ชัด ไฟล์สแกนขนาด 10 MB อาจยังต้องใช้โหมด Compact หากแบบฟอร์มอัปโหลดมีขีดจำกัดที่เข้มงวด 2 MB หรือ 5 MB
ขั้นตอนที่ 2: หากการบีบอัดหนึ่งรอบไม่เพียงพอ ให้ลบหน้าที่ไม่จำเป็นออก
หากไฟล์ที่บีบอัดแล้วยังมีขนาดเกิน 2 MB ให้ระบุว่าหน้าใดที่ทำให้ขนาดไฟล์ใหญ่ การสแกนภาพถ่าย เนื้าปกสีเต็ม หรือกราฟิกแบบเต็มหน้า แทบจะเป็นสาเหตุเสมอ ใช้Split PDFเพื่อแยกหน้าที่มีขนาดใหญ่ออก จากนั้นส่งส่วนที่เหลือก่อน แล้วส่งหน้าที่ใหญ่แยกต่างหาก
ขั้นตอนที่ 3: สำหรับเอกสารที่สแกน ให้ลดความละเอียดการสแกนที่ต้นทาง
หากคุณควบคุมเครื่องสแกนได้ ให้ตั้งค่าเป็น 150 DPI สำหรับเอกสารที่จะอ่านบนหน้าจอเท่านั้น หรือ 200 DPI สำหรับเอกสารที่ต้องพิมพ์ออกมา การสแกนที่ 300 DPI ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้นของเครื่องสแกนส่วนใหญ่ จะสร้างไฟล์ที่ใหญ่กว่า 150 DPI ประมาณสี่เท่าโดยไม่มีความแตกต่างที่มองเห็นได้บนจอมอนิเตอร์
สิ่งที่ตัวบีบอัดไม่เปลี่ยนแปลง
ตัวบีบอัดของ Pagivo จะไม่แก้ไขข้อความหรือลำดับหน้า ผู้รับจะได้รับหน้าเอกสารชุดเดิม เพียงแต่อยู่ในไฟล์ที่มีขนาดเล็กลงเท่านั้น หาก PDF มีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน ให้ปลดล็อกก่อน จากนั้นจึงบีบอัดสำเนาที่ปลดล็อกแล้ว