เอกสาร Word สามารถแก้ไขได้ตามธรรมชาติของมัน ซึ่งมีประโยชน์ในขณะร่างเอกสาร แต่ก็มีความเสี่ยงเมื่อคุณส่งเวอร์ชันสุดท้าย ฟอนต์ ขนาดหน้ากระดาษ ระยะขอบ และแอปพลิเคชันสำนักงานที่แตกต่างกัน อาจทำให้เอกสารเรียงหน้าใหม่เมื่อผู้รับเปิดดู
PDF จะล็อกรูปแบบการแสดงผลไว้ หัวข้อ การขึ้นหน้าใหม่ ตาราง และบรรทัดสำหรับเซ็นชื่อ จะอยู่ตรงตำแหน่งที่คุณวางไว้ นั่นคือเหตุผลที่ใบสมัครงาน สัญญา เอกสารส่งที่โรงเรียน และใบแจ้งหนี้ มักปลอดภัยกว่าเมื่ออยู่ในรูปแบบ PDF
ใช้Word เป็น PDFเมื่อเอกสารเสร็จสมบูรณ์และพร้อมแชร์ เก็บไฟล์ Word ต้นฉบับไว้สำหรับแก้ไข แต่ส่งไฟล์ PDF เมื่อผู้รับควรอ่าน พิมพ์ หรือจัดเก็บเอกสารโดยไม่เปลี่ยนแปลงรูปแบบ