مستندات وورد قابلة للتعديل بطبيعتها. هذا مفيد أثناء الكتابة، لكنه محفوف بالمخاطر عند إرسال نسخة نهائية. الخطوط المختلفة وأحجام الصفحات والهوامش وتطبيقات المكاتب المختلفة قد تؤدي إلى إعادة تنسيق المستند عند فتح المستلم له.
يقوم PDF بتثبيت التخطيط المرئي. تبقى العناوين وفواصل الصفحات والجداول وخطوط التوقيع في المكان الذي وضعتها فيه. لهذا السبب فإن طلبات التوظيف والعقود والتسليمات المدرسية والفواتير تكون عادةً أكثر أمانًا بصيغة PDF.
استخدمWord to PDFعند اكتمال المستند وجاهزيته للمشاركة. احتفظ بملف وورد الأصلي لإجراء التعديلات، ولكن أرسل ملف PDF عندما يكون المفترض أن يقرأ المستلم المستند أو يطبعه أو يؤرشفه دون تغيير التخطيط.