อีเมลสะดวกสบาย แต่ไม่ใช่ตู้เอกสารส่วนตัว ไฟล์แนบสามารถถูกส่งต่อ ซิงค์ สำรองข้อมูล และเปิดบนอุปกรณ์ที่ใช้ร่วมกันได้ หากไฟล์ PDF มีข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อนทางธุรกิจ การตั้งรหัสผ่านถือเป็นขั้นตอนเสริมที่สมเหตุสมผล
ใช้รหัสผ่านที่ไม่ง่ายต่อการคาดเดา และส่งรหัสผ่านผ่านช่องทางที่แตกต่างจากไฟล์ PDF เช่น ส่งไฟล์ PDF ที่ป้องกันไว้ทางอีเมล แล้วส่งรหัสผ่านทางโทรศัพท์หรือแชท อย่าใส่ทั้งสองอย่างไว้ในอีเมลเดียวกัน
ป้องกันไฟล์ PDFทำการเข้ารหัสเอกสารเพื่อให้ผู้รับต้องใช้รหัสผ่านในการเปิดไฟล์