ایمیل ابزار مناسبی است، اما یک بایگانی خصوصی نیست. پیوست‌ها را می‌توان فوروارد، همگام‌سازی، نسخه پشتیبان‌گیری کرد و روی دستگاه‌های مشترک باز کرد. اگر یک فایل PDF حاوی اطلاعات شخصی یا حساس تجاری است، افزودن رمز عبور گام احتیاطی منطقی‌ای است.
از یک رمز عبور استفاده کنید که واضح و قابل حدس نباشد، و آن را از طریق کانالی متفاوت از فایل PDF ارسال کنید. به عنوان مثال، فایل PDF محافظت‌شده را با ایمیل بفرستید و رمز عبور را از طریق تلفن یا چت ارسال کنید. هر دو را در یک رشته ایمیل قرار ندهید.
محافظت از PDFرمزگذاری را روی سند اعمال می‌کند تا گیرنده برای باز کردن آن به رمز عبور نیاز داشته باشد.