البريد الإلكتروني مريح، لكنه ليس خزانة ملفات خاصة. يمكن إعادة توجيه المرفقات ومزامنتها وأخذ نسخ احتياطية منها وفتحها على أجهزة مشتركة. إذا كان ملف PDF يحتوي على معلومات شخصية أو حساسة للأعمال، فإن إضافة كلمة مرور هي خطوة إضافية معقولة.
استخدم كلمة مرور غير واضحة، وأرسلها عبر قناة مختلفة عن ملف PDF. على سبيل المثال، أرسل ملف PDF المحمي بالبريد الإلكتروني وأرسل كلمة المرور عبر الهاتف أو الدردشة. لا تضعهما معًا في نفس سلسلة البريد الإلكتروني.
حماية ملف PDFيطبّق التشفير على المستند بحيث يحتاج المستلم إلى كلمة المرور لفتحه.