Znak wodny to warstwa komunikacji. Informuje czytelnika, jak traktować dokument, zanim przeczyta choć jeden akapit. „SZKIC" zapobiega traktowaniu niedokończonego pliku jako ostatecznego. „POUFNE" przypomina ludziom, aby nie przesyłali go dalej pochopnie.
Znaki wodne nie są zabezpieczeniem. Każdy, kto ma narzędzia do edycji, może je usunąć. Aby rzeczywiście kontrolować dostęp, użyj również ochrony hasłem. Jednak w codziennych procesach recenzji widoczny znak wodny często zapobiega błędom.
UżywajZnak wodnyprzy udostępnianiu ofert, umów, makiety, wewnętrznych polityk lub wersji roboczych dla klientów, które wymagają jasnego statusu na każdej stronie.