العلامة المائية هي طبقة تواصل. إنها تخبر القارئ كيف يتعامل مع المستند قبل أن يقرأ أي فقرة. كلمة "مسودة" تمنع اعتبار ملف غير مكتمل كنسخة نهائية. وكلمة "سري" تذكّر الناس بألا يقوموا بإعادة توجيهه بتهور.
العلامات المائية ليست وسيلة أمان. فأي شخص لديه أدوات تحرير لا يزال بإمكانه إزالتها. وللتحكم الفعلي في الوصول، استخدم حماية كلمة المرور أيضًا. لكن في سير العمل اليومي للمراجعة، غالبًا ما تمنع العلامة المائية المرئية حدوث الأخطاء.
استخدمالعلامة المائيةعند مشاركة العروض والعقود والنماذج الأولية والسياسات الداخلية أو مسودات العملاء التي تحتاج إلى حالة واضحة في كل صفحة.