คุณได้รับไฟล์ PDF เวอร์ชันแก้ไขพร้อมข้อความที่ระบุว่า "แก้ไขเล็กน้อยเล็กน้อย" หรือ "ไม่มีอะไรสำคัญเปลี่ยนแปลง" ในฐานะมืออาชีพที่ตรวจสอบสัญญา เอกสารนโยบาย หรือรายงาน คุณไม่สามารถเชื่อคำพูดนั้นได้อย่างเด็ดขาด - แต่การอ่านเอกสารหลายหน้าสองชุดเทียบกันเพื่อหาความแตกต่างเป็นงานประเภทหนึ่งที่ทำให้คนมองข้ามบางสิ่งได้
เครื่องมือ diff ที่เหมาะสมจะแสดงให้คุณเห็นอย่างชัดเจนว่าอะไรเปลี่ยนแปลง: ประโยคที่เพิ่มเข้ามา ข้อกำหนดที่ถูกลบออก ตัวเลขที่แก้ไข หรือส่วนที่จัดเรียงใหม่ นี่คือวิธีทำ
วิธีที่ 1: ฟีเจอร์ Compare Documents ของ Adobe Acrobat
Adobe Acrobat Pro มีฟีเจอร์ Compare Documents ในตัวที่สร้างผลเปรียบเทียบแบบภาพแยกเคียงข้างกัน:
- เปิดไฟล์ PDF หนึ่งไฟล์ใน Acrobat Pro
- ไปที่Tools -> Compare Files.
- ตั้งค่าเวอร์ชันเก่าเป็นไฟล์ 1 และเวอร์ชันใหม่เป็นไฟล์ 2
- คลิกเปรียบเทียบAcrobat จะสร้างรายงานพร้อมคำอธิบายประกอบที่ระบุการเปลี่ยนแปลงทุกจุด - ข้อความที่เพิ่มเป็นสีเขียว ข้อความที่ลบเป็นสีแดง และจุดที่แก้ไขจะถูกไฮไลต์
นี่คือวิธีที่ละเอียดที่สุดสำหรับ PDF ที่มีข้อความจำนวนมาก ข้อจำกัดก็ชัดเจน: Acrobat Pro ต้องเสียเงิน
วิธีที่ 2: แปลงเป็น Word และใช้ Track Changes
สำหรับ PDF แบบเนทีฟที่แปลงเป็น Word ได้อย่างสมบูรณ์:
- แปลงทั้งสองเวอร์ชันเป็น DOCX โดยใช้PDF เป็น Word.
- เปิดไฟล์ DOCX ต้นฉบับใน Microsoft Word
- ไปที่Review -> Compare -> Compare Documents.
- ตั้งค่าเอกสารต้นฉบับและเอกสารฉบับแก้ไข จากนั้นคลิก OK
- Word จะสร้างเอกสารแบบติดตามการเปลี่ยนแปลงที่แสดงการแทรกและการลบทั้งหมด
ซึ่งจะใช้ได้ดีที่สุดเมื่อ PDF มีข้อความที่สะอาด - ไม่มีหน้าที่สแกน และมีรูปแบบที่ซับซ้อนน้อยที่สุด ตาราง เลย์เอาต์หลายคอลัมน์ และส่วนหัวบางครั้งอาจแปลงได้ยุ่งเหยิง ซึ่งอาจทำให้เกิดความแตกต่างหลอกในการเปรียบเทียบ ใช้วิธีนี้กับสัญญา จดหมาย และเอกสารที่เน้นข้อความ
วิธีที่ 3: Pagivo Compare PDF (เร็ว ๆ นี้)
Pagivo กำลังพัฒนาCompare PDFเครื่องมือเฉพาะทางที่จะอัปโหลดทั้งสองเวอร์ชันและส่งคืน PDF ที่มีคำอธิบายประกอบโดยเน้นการเปลี่ยนแปลงข้อความทุกจุด - ไม่ต้องผ่านขั้นตอนการแปลงเป็น Word และไม่ต้องสมัครสมาชิก Acrobat เครื่องมือนี้จะเปิดให้ใช้งานเร็ว ๆ นี้ ในระหว่างนี้ วิธีการเปรียบเทียบ Word ใช้ได้ดีกับเอกสารข้อความส่วนใหญ่
วิธีที่ 4: สำหรับ PDF ที่สแกน - สิ่งที่คุณกำลังเปรียบเทียบจริง ๆ
หากเวอร์ชันใดเวอร์ชันหนึ่งเป็น PDF ที่สแกน - ซึ่งเป็นภาพถ่ายของหน้ากระดาษแทนที่จะเป็น PDF ดิจิทัลแบบต้นฉบับ - วิธีการเปรียบเทียบแบบอิงข้อความจะไม่ทำงาน เพราะไม่มีข้อความให้เปรียบเทียบ สิ่งที่คุณกำลังเปรียบเทียบคือรูปภาพ
ตัวเลือกสำหรับการเปรียบเทียบแบบสแกน:
- การเปรียบเทียบแบบเรียงคู่กัน:แบ่งหน้าจอของคุณและวางไฟล์ PDF ทั้งสองไว้เรียงข้างกันที่ระดับการซูมเท่ากัน ยุ่งยากแต่เชื่อถือได้สำหรับเอกสารสั้น
- ทำ OCR ก่อน:รัน OCR บนไฟล์ PDF ที่สแกนทั้งสองไฟล์เพื่อเพิ่มเลเยอร์ข้อความที่ค้นหาได้ จากนั้นเปรียบเทียบข้อความโดยใช้วิธีที่ 2 ด้านบน ความแม่นยำของ OCR ต้องสูงเพื่อให้จับการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยได้ - การอ่านอักขระผิดเพียงตัวเดียวอาจสร้างความแตกต่างที่ผิดพลาดได้
- เปรียบเทียบพิกเซลของภาพ:ผู้ใช้ขั้นสูงสามารถส่งออกแต่ละหน้าเป็นรูปภาพและใช้เครื่องมือเปรียบเทียบรูปภาพ ความแตกต่างระดับพิกเซลจะปรากฏชัดเจน แต่อาจรวมถึงสิ่งแปลกปลอมจากการเรนเดอร์และสัญญาณรบกวนจากการบีบอัดเป็นผลบวกหลอก
เคล็ดลับในทางปฏิบัติเพื่อผลลัพธ์ที่เชื่อถือได้
- ตรวจสอบจำนวนหน้าก่อนหากเอกสารฉบับแก้ไขมีเลขหน้าไม่เหมือนเดิม อาจมีการแทรกหรือลบหน้า - เครื่องมือเปรียบเทียบส่วนใหญ่จะรายงานความแตกต่างหลอกๆ จำนวนมากหากการจัดเรียงหน้าไม่ตรงกัน
- ละเว้นการเปลี่ยนแปลงที่เป็นเพียงรูปแบบการจัดหน้าหากมีเพียงการเปลี่ยนฟอนต์ ระยะขอบ หรือระยะห่างโดยไม่แก้ไขข้อความ การเปรียบเทียบระดับคำจะไม่แสดงสิ่งเหล่านั้น ใช้เครื่องมือเปรียบเทียบแบบภาพหากการเปลี่ยนแปลงรูปแบบมีความสำคัญ
- ให้ความสำคัญกับตัวเลข"การแก้ไขเล็กน้อย" ในสัญญามักหมายถึงมีการเปลี่ยนตัวเลขที่ใดที่หนึ่ง - เปอร์เซ็นต์ ราคา หรือวันที่ ควรค้นหาการเปลี่ยนแปลงตัวเลขโดยเฉพาะเสมอ