اکسل زمانی عالی است که کسی به فرمول‌ها، فیلترها و سلول‌های قابل ویرایش نیاز دارد. این ابزار زمانی کمتر مناسب است که بخواهید افراد گزارش نهایی‌شده‌ای را مطالعه کنند. ستون‌ها می‌توانند تغییر اندازه دهند، فرمول‌ها قابل تغییر هستند و مشاهده‌کنندگان موبایل ممکن است مرور شیت‌ها را دشوار کنند.
فایل PDF یک تصویر ثابت و قابل اشتراک‌گذاری به شما می‌دهد. برای استعلام قیمت، برنامه‌های زمانی، فاکتورها، کارت‌های امتیاز، لیست‌های قیمت و گزارش‌هایی که مقادیر نباید بعد از ارسال تغییر کنند، مفید است.
استفاده ازاکسل به PDFزمانی مناسب است که صفحه‌گسترده برای ارائه، تأیید، چاپ یا بایگانی آماده باشد.